Zufrieden, wenn Sie es sind
Warum setzen Unternehmen, national und international, auf unsere Dienstleistungen? Unser Kundenportfolio gibt Ihnen Einblick in realisierte Projekte und zeigt die Erfolge unserer Kunden mit der procorp-Software nach dem TCO-Ansatz.
Unsere Referenzen sind der beste Ausweis unserer Kompetenzen
Die Schindler Gruppe ist ein weltweit führendes Unternehmen für Aufzüge, Fahrtreppen und sämtliche zugehörige Services. In der Schweiz stehen hinter Schindler Aufzüge rund 2‘800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Fuhrpark im Projekt: PKW und Nutzfahrzeuge
Resultat: Digitalisierung der Ausschreibung und Steigerung Kostentransparenz
„Dank der Firma procorp und ihrer webbasierten und digitalisierten TCO-Methode konnten wir die Kosten unserer Flotte erneut reduzieren.“
2013 / 2014 hat Schindler zusammen mit der procorp GmbH ihre Fahrzeugflotte neu ausgeschrieben. procorp unterstützt das Flottenteam Schindler bei der Implementierung und im Kostencontrolling. Das gemeinsame Ziel ist, die Flottenkosten nachhaltig tief zu halten. Die seitens Schindler gewählte Dual Sourcing-Strategie, gepaart mit der Expertise und belastbaren Marktdaten seitens procorp, fördert kompetitive TCOs und stellt eine hohe Dienstleistungsqualität sicher.
Kostenreduzierung durch Ausschreibung
Da der Kostenblock der Fahrzeugflotte bei Schindler von grosser Bedeutung ist, haben die Verantwortlichen entschieden, die gesamte Flotte 2018 neu auszuschreiben. Dabei waren sowohl die Marken und Modelle als auch die Leasingprovider untereinander in Wettbewerb zu setzen.
Projekt in zwei Phasen
Phase 1: Ausschreibung und Erfassung sämtlicher Konditionen
In der ersten Phase wurden diverse Marken und Modelle am Markt angefragt. Zur Strukturierung der Anfrage wurde die Software von procorp eingesetzt. Die Importeure hatten diejenigen Fahrzeuge in vorgegebener Struktur anzubieten, welche die Anforderungen und das Mobilitätsbedürfnis von Schindler am besten abdeckten. Im weiteren Verlauf der Ausschreibung wurden nun die angefragten Leasingprovider aufgefordert, ihre Angebote zu den bereits in der Software erfassten Marken und Modellen abzugeben.
„Die Software von procorp vereinfachte uns die Ausschreibung ganz erheblich. Ohne grossen Aufwand unsererseits werden sämtliche Angebote derart vergleichbar gemacht, dass die Resultate für uns rasch und einfach bewertet werden konnten“, sagt Urs Bühler, Leiter Flottenmanagement bei Schindler Schweiz.
Phase 2: Verhandlungen der Angebote
Die Ergebnisse wurden von procorp verdichtet und mittels Handlungsempfehlung Schindler präsentiert. Die grosse Menge an Angeboten, welche dank der Software sehr übersichtlich dargestellt werden konnten, bot eine optimale Basis für die Verhandlungen mit den Anbietern, die es auf die Shortlist geschafft hatten.
„Aufgrund der Ausschreibungsmethode von procorp konnten wir unsere Fuhrparkkosten vor einigen Jahren signifikant senken. Dank der Begleitung profitieren wir seitdem von nachhaltig optimierten Kosten. Der laufende Wettbewerb unter unseren Partnern wird dadurch fair und faktenbasiert aufrechterhalten. Die Ausschreibung 2018 führt zu einer erneuten Senkung der Kosten. “Wir sind sehr zufrieden mit der Leistung von procorp und freuen uns deshalb, dass die sehr gute Partnerschaft verlängert werden konnte“, meint Patrick Hess, CEO von Schindler Schweiz.
Carvolution war der erste Abo-Anbieter für Fahrzeuge in der Schweiz und verfügte 2020 über rund 80 Prozent Marktanteil. Gegründet wurde das Unternehmen im März 2018. Seitdem ist es erfolgreich am Markt gewachsen und zählte gut zwei Jahre später rund 46 Mitarbeiter, die mit einem Fuhrpark von mehreren Tausend Fahrzeugen Kunden in der ganzen Schweiz betreuen.
Fuhrpark im Projekt: PKW in diversen Segmenten
Resultat: Prozessdesign und Digitalisierung der Beschaffung von der Bedarfsmeldung bis zur Auslieferung
“Wir intensivieren die Zusammenarbeit mit dem Ziel, unsere Prozesse von der Bedarfsmeldung bis zur kundenspezifischen Abrechnung weiter zu digitalisieren.”
Als junges Unternehmen, das gerade 2020 sehr stark wachsen konnte, war Carvolution daran interessiert, ihren Beschaffungsprozess rasch und bestmöglich zu optimieren (durchgängige Prozesse, digitale Ausschreibung, effiziente Auswertung auf TCO-Basis). Diese Aufgaben wurden zusammen mit den Mitarbeitenden von Carvolution im Rahmen einer Ausschreibung sehr erfolgreich gestartet.
So wurden neu mehrere Hundert Fahrzeuge über die Software ausgeschrieben, evaluiert und schlussendlich beschafft. Dieser Digitalisierungsschritt in Kombination mit neu definierten Prozessen, von der Bedarfsmeldung bis zur Auslieferung, unterstützt Carvolution in der enormen Wachstumsphase und stellt sicher, dass alle Daten und Informationen zum richtigen Zeitpunkt bei den richtigen Marktteilnehmern sind.
Die Ausschreibung umfasste auch die Prüfung des Umfangs von In- und Outsourcing ausgewählter Dienstleistungen. Dieser Aspekt wird über weitere Ausschreibungen verfeinert (Beschaffungskanäle, Prozessdesign), damit der grösste Fahrzeugabnehmer in der Schweiz über einen für das eigene Geschäft optimalen Mix verfügt und jederzeit flexibel auf die Bedürfnisse ihrer eigenen Kunden reagieren kann.
„Wir haben procorp als kleines, dynamisches Unternehmen kennengelernt, das der Profi für Ausschreibung, Evaluation und Beschaffung von Fahrzeugen ist“, sagt Luis Wittwer, COO und Mitbegründer der Carvolution AG. „Wir profitieren sehr stark von der Software, da sich dadurch viel Abbilden, einheitlich vergleichen und an einem Ort archivieren lässt. So haben wir die Kostenseite stets unter Kontrolle“, meint Wittwer weiter.
Inzwischen wurde die zweite Ausschreibung erfolgreich abgeschlossen und die Konditionen für Carvolution dürfen als sehr interessant bezeichnet werden. Aus diesem Grunde haben beide Firmen sich entschieden, die Partnerschaft fortzusetzen und die kommenden Ausschreibungen erneut gemeinsam durchzuführen.
Die Honegger AG ist eine Komplettanbieterin für Dienstleistungen rund um das Gebäude in den Bereichen Reinigung, Facility Management, Cleanroom und Healthcare. Das Schweizer Familienunternehmen beschäftigt 6000 Mitarbeitende aus 100 Nationen und an 25 Standorten.
Fuhrpark im Projekt: PKW und Nutzfahrzeuge
Resultat: Wechsel Bewirtschaftungsmodell von Kauf zu Leasing
„Zusammen mit procorp konnten wir unseren Fuhrpark neu strukturieren und sparen dank der Auslagerung doch einiges an Geld. Dank der Methode von procorp war dies für uns ein sehr lohnenswertes Projekt.“
Honegger kauft seit mehreren Jahren ihre Fahrzeuge und bewirtschaftet diese selbst. Dies primär, weil man mit Leasing negative Erfahrungen gemacht hatte. Am Ende der Laufzeit wurde Honegger früher mit intransparenten Endabrechnungen konfrontiert.
Zunächst führte procorp ein Benchmarking für Honegger durch. Aufgrund der Resultate erteilte Honegger den Auftrag, die gesamte Flotte im Full-Service-Leasing „geschlossen“ auszuschreiben. Damit sollte herausgefunden werde, ob sich das komplette Outsourcing nicht doch rentiert.
Durchführung der Ausschreibung
Um für den Kunden sicherzustellen, dass die wirtschaftlichsten Angebote abgegeben werden, hat procorp zuerst mögliche Marken und Modelle basierend auf den mit dem Kunden abgestimmten Anforderungen und Mobilitätsbedürfnissen ausgeschrieben.
Die Anbieter wurden mittels eines detailliert abgefassten Pflichtenheftes aufgefordert, die geeigneten Fahrzeuge (Personen- und Nutzfahrzeuge) anzubieten, und dies über mehrere Funktionsstufen hinweg. Nachdem sämtliche Fahrzeugangebote durch die Importeure in der Software von procorp erfasst waren, wurde ausgewählten Leasingprovidern der Zugang zur Software eröffnet. Diese waren nun gehalten, diejenigen Fahrzeugmodelle anzubieten, welche sie am wirtschaftlichsten erachteten. „Es war sehr erstaunlich, wie viele Angebote hier zusammengekommen sind“, meint Stefan Honegger, Verwaltungsratspräsident der Honegger AG. „Dank der Software von procorp war es aber problemlos möglich, einen raschen und fairen Vergleich anzustellen“.
„Anfangs waren wir skeptisch, ob Leasing für uns wirklich optimal ist. Schliesslich hatten wir vor Jahren nicht nur optimale Erfahrungen gemacht. procorp konnte jedoch mit ihrer Erfahrung, ihrer webbasierten TCO-Methode und vor allem auch mit einem auf unsere Bedürfnisse abgestimmten Vertragswerk gegenüber den Leasingprovidern aufzeigen, dass dieser Weg für uns sehr wohl sinnvoll ist. Und wir stellen fest, das vollständige Outsourcing ist wesentlich wirtschaftlicher“, sagt Stefan Honegger. „Die Ausschreibung zusammen mit procorp hat sich für uns vollauf gelohnt.“
Die ROTH GRUPPE beschäftigt über 400 Mitarbeitende und bietet vernetzte Kompetenz bei Isolationen, Brandschutz und Beschichtungen. Fundiert ausgebildete Mitarbeitende sowie eine nachhaltige Unternehmenspolitik zeichnen die Firma aus.
Fuhrpark im Projekt: PKW und Nutzfahrzeuge
Resultat: Standardisierung über die Gruppe und Einführung Fahrzeugkatalog
„Mit procorp profitieren wir jetzt neben deutlich tieferen Fuhrparkkosten aufgrund der professionellen Ausschreibung vor allem durch die langfristige Begleitung in der Umstrukturierung und der nachhaltigen Sicherung der attraktiven Konditionen.“
Zur Ausübung der täglichen Arbeit beinhaltet der Fahrzeugpark der gesamten Gruppe rund 220 Fahrzeuge, nebst Kombis bei den PKWs sind dies mehrheitlich Montagefahrzeuge in Form von Lieferwagen (Kastenwagen und Kombis).
Dank ihrer „buy & build-Strategie“ ist die ROTH GRUPPE in den vergangenen Jahren stark gewachsen sowohl organisch als auch anorganisch. Im Rahmen dieses rasanten Wachstums ist Roth bestrebt, gewisse Bereiche und Prozesse zu vereinheitlichen und gruppenweit zu standardisieren. Ein solcher Bereich sind die Fahrzeuge. Es soll damit eine Einheit geschaffen werden, welche gegen Aussen auch so wahrgenommen wird. Gleichzeitig sollen die Kosten spürbar gesenkt werden, indem der Fuhrpark neu strukturiert (Reduktion von Marken und Modellen), standardisiert (Ausstattung und Zubehör) und als Gesamtpaket im Full-Service-Leasing ausgeschrieben wird.
Standardisierung der Fahrzeuge
Anlässlich eines gemeinsamen Workshops bestimmte die Geschäftsleitung ROTH zusammen mit procorp den Grad der Standardisierung je Funktionsstufe. Dieser wurde von procorp der Ausschreibung zugrunde gelegt. Dabei wurden Fahrzeugmodelle je Funktionsstufe bei ROTH festgelegt, um die Konsolidierung der Wachstumsstrategie vorwärts zu treiben sowie ein einheitliches Bild im Aussenauftritt sicherzustellen.
Fuhrparkkosten im Griff – langfristige Einsparungen garantiert
Die Standardisierungsvorgaben wurden im TCO-Tool von procorp und in den weiteren Ausschreibungsunterlagen ROTH-spezifisch abgebildet. Die zweckmässige Fahrzeugausstattung stand dabei im Fokus.
„Die Resultate der ersten Ausschreibungsrunden haben uns doch sehr überrascht. Das Einsparpotenzial war signifikant“ sagt Patrick Ryser, CFO ROTH GRUPPE.
Nach der rankingbasierten Auswahl der Anbieter wurden die Konditionen sowohl bei den Importeuren wie auch auf Seiten der Leasingprovider nachverhandelt. „Auch hier waren die erzielten Resultate erstaunlich“, sagt Ryser. „Die strukturierte Methode von procorp bis hin zu einem massgeschneiderten Vertragswerk hat für uns eine markante Optimierung im Fuhrpark gebracht“.
Gemäss Ryser verfügt ROTH nun über eine Transparenz bei den Fuhrparkkosten, die sie so bislang nicht kannten. „Das Projekt zusammen mit procorp durchzuführen, war der richtige Entscheid. Wir sehen Einsparungen in der Grössenordnung von 30% auf die Gesamtkosten entgegen. Unsere Erwartungen wurden deutlich übertroffen“.
„Was ebenfalls für die Wahl von procorp als Ausschreibungsspezialistin spricht, ist die Tatsache, dass sie uns nun über die kommenden Jahre bei der Umsetzung und der Sicherstellung der tiefen Leasingkonditionen begleiten und weiterhin beraten werden. Wir profitieren also nicht nur kurzfristig, sondern sprechen von einer langfristigen, nachhaltigen Restrukturierung und Kostenreduktion. Genau das, was wir gesucht haben“ zeigt sich Ryser begeistert.
Die Schmid Gruppe mit Sitz in Ebikon, LU, verfügt über einen Fuhrpark von knapp 200 Fahrzeugen. Davon rund 2/3 Nutzfahrzeuge (bis 3.5t), 1/3 PKW und 1 LKW.
Fuhrpark im Projekt: PKW und Nutzfahrzeuge
Resultat: PKW – Wechsel von Kauf zu Full-Service-Leasing
„Dank procorp wissen wir nun, dass wir den Fahrzeug-TCO und die Kosten für Einrichtungen und Anbauten optimieren können.“
Schmid strebte eine Optimierung des Fuhrparks an und wollte wissen, ob ein Wechsel vom Kauf zum Full-Service-Leasing finanzielle und prozessuale Vorteile bringen würde.
«Eingangs haben wir procorp beauftragt, für uns ein Benchmarking zu den heutigen Kosten zu erstellen. Die Resultate waren sehr aufschlussreich und eindeutig, so dass wir procorp umgehend mit der Ausschreibung unseres Fuhrparks mandatiert haben», sagt Daniel Bucher, CFO und Mitglied des Verwaltungsrates der Schmid Gruppe.
Schmid wollte daraufhin vor allem die PKW in ein Full-Service-Leasing Modell überführen.
PW-Flotte, Einrichtungen und Anbauten für Lieferwagen werden ausgeschrieben
«Für uns war nach dem Benchmarking klar, dass wir die Betreuung unserer PKW-Flotte auslagern würden, und zwar vollumfänglich», meint Bucher. Die zu erwartenden Einsparungen aus Sicht Total Cost of Ownershop überzeugten auf ganzer Linie.
Somit wurde über die Software «procorp fleet procurement» eine Full-Service-Leasing-Lösung für sämtliche PKW und den LKW für Baumaschinentransporte ausgeschrieben. Parallel wurden für die Lieferwagen die aktuellen Konditionen und Lieferfristen angefragt.
«Wir konnten ein weiteres Mal aufzeigen, dass die TCO für Elektrofahrzeuge heutzutage auf Augenhöhe mit den herkömmlichen Verbrennern sind», sagt Rolf Müller, Partner bei procorp.
Parallel zur Ausschreibung der Fahrzeuge wurden auch die Einrichtungen (Regalsystem) ausgeschrieben, damit sich die Schmid Gruppe auch hier ein Bild zur aktuellen Marktlage verschaffen konnte.
Die Kombination der reinen TCO-Angebote verknüpft mit einer ausführlichen Präsentation der Leasingprovider nach einer klar vorgegebenen Agenda gab bei den PKW den Ausschlag für einen Leasingprovider.
«Wir haben die professionelle Unterstützung von procorp in diversen Bereichen sehr geschätzt. Nicht nur die Ausschreibung, sondern auch die Begleitung bei den Angebotsgesprächen, das fundierte Know-how, das breit abgestützte Partnernetzwerk und die Organisation von Übergangslösungen für neue Mitarbeitende waren für uns besonders hilfreich», sagt Bucher zu den Dienstleistungen von procorp.
Die BLS gehört zu den grössten Verkehrsunternehmen der Schweiz und fährt im Auftrag von sieben Kantonen. Sie versteht sich als innovative, gestaltende und ambitionierte Mobilitätsanbieterin.
Fuhrpark im Projekt: PKW
Resultat: Wechsel Bewirtschaftungsmodell von Kauf zu Managment only
„Dank der klar gegliederten Methode von procorp haben wir unseren Fuhrpark neu strukturiert.“
Die BLS AG verfügt über einen Fuhrpark an Strassenfahrzeugen, der aus PKW und Nutzfahrzeugen besteht. Die Fahrzeuge wurden bislang gekauft und in Eigenregie bewirtschaftet.
Erste Etappe im Projekt mit der BLS AG war eine Analyse der Gesamtkosten ihres Fuhrparks. Die Datenbasis wurde von der BLS AG zur Verfügung gestellt und bei nicht eindeutiger Datenlage mit Annahmen und Erfahrungen von procorp ergänzt. Der Kostenanalyse wurde mittels eines Benchmarkings ein Vergleich zu Ausschreibungsresultaten gegenübergestellt. Die BLS AG sah sich durch die Resultate bestätigt im Vorhaben, den Fuhrpark neu auszuschreiben. Ziele waren dabei, Kosteneinsparungen zu realisieren, eine neue Bewirtschaftungs-Struktur zu etablieren und die Betreuung der Tätigkeiten so weit als möglich auszulagern.
Ausschreibung der PKW-Flotte
„Aufgrund der internen Anforderungen war für uns klar, zuerst schreiben wir die PKW-Flotte aus und institutionalisieren darüber eine neue Struktur der Flottenbetreuung“, fasst Reto Kyburz, Leiter Einkauf bei der BLS AG, die Ausgangslage zusammen.
Mittels der flexiblen Software von procorp wurden verschiedene Varianten ausgeschrieben, um die für die BLS AG optimale Lösung zu evaluieren. „Die Resultate sprechen für sich; wir konnten dank der Methode von procorp bei den Fahrzeugen eine klare Standardisierung erreichen. Wir setzen bei den PKW künftig auf ein bis zwei Partner. Ein erfreulicher Nebeneffekt ist die Tatsache, dass die neuen Fahrzeuge dank Hybridtechnologie wesentlich umweltfreundlicher sind“, meint Reto Kyburz.
Bei der Fahrer- und Fahrzeugbetreuung setzt die BLS künftig auf einen Partner, der die Flotte managt. Dies wird die BLS bei der Kostenstrukturierung der Gesamtflotte unterstützen.
„Die Beratung durch procorp war für uns wichtig und richtig. procorp hat uns in allen Belangen unterstützt und aufgezeigt, was für die BLS AG sinnvoll ist,“ stellt Reto Kyburz fest. Sämtliche notwendige Kriterien wurden gemeinsam erarbeitet und konnten dank der Software von procorp zielgerichtet ausgewertet werden. Für Reto Kyburz war das Projekt mit procorp ein voller Erfolg: „Wir werden auch künftig auf procorp setzen, wenn es um das Thema Fuhrpark geht.“
Valora ist als starker Convenience- und Food-Service-Anbieter Marktführer im Bereich kleinflächiger Retail. Die Firmenflotte ist mit rund 90 Fahrzeugen für die Schweizer Marken und Niederlassungen unterwegs.
Fuhrpark im Projekt: PKW
Resultat: Digitalisierung der Ausschreibung
„Der Kontakt zu procorp kam für uns zur richtigen Zeit. Wir konnten durch den Anbietervergleich und die Nutzung der Software von procorp deutliche Einsparungen erzielen.“
Die Flotte besteht aus Kader- und Aussendienstfahrzeugen und wird je nach Funktionsstufe in verschiedene Kategorien eingeteilt. Valora arbeitete seit einigen Jahren mit einem Flottenmanagement-Dienstleister zusammen, der die Fahrzeuge im Full-Service-Leasing bewirtschaftete.
Mehr Transparenz und geringere Kosten durch procorp
procorp gewann die Valora als Kunden in der Schweiz und konnte mit dem Ansatz, einen aktuellen Kostenvergleich einzuholen und für Valora zusätzliche Markttransparenz zu schaffen, punkten.
Zusammen mit Valora wurden die Bedürfnisse und Muss-Kriterien an die Flotte erfasst und die Parameter für die Ausschreibung festgelegt. Es wurden mehrere Leasingfirmen zur Ausschreibung eingeladen und mit Hilfe einer eigenen Ausschreibungssoftware von Valora sowie der TCO-Software von procorp ein Angebotsvergleich erstellt. Auch der bisherige Leasingpartner von Valora war mit im Rennen.
Er konnte sich im Ranking klar an die erste Position setzen und seine Leistung bestätigen. Für Valora aber mit einer wesentlichen Verbesserung, wie Frau Widmer vom strategischen Einkauf / Fleet Management feststellt: „Die Ausschreibung hat den Wettbewerb zwischen den Leasingfirmen und Fahrzeugmarken zugunsten von uns spielen lassen. Wir haben unsere Kostensituation verbessert und ein neues Verständnis gewonnen, welche Kostenhebel wir in unserer Flotte ansetzen können.“ Ein weiterer Vorteil: es bleibt beim gleichen Partner und den gleichen Marken womit eingespielte Prozesse beibehalten werden können.
Abrechnungsmodalitäten und Leistungsdetails zu verhandeln ist oft aufwändig. Das Ergebnis der fachmännischen Unterstützung von procorp in den Nachverhandlungen war für die Flottenverantwortliche von Valora ebenfalls sehr zufriedenstellend. „Wir haben uns mit unserem bisherigen Leasingpartner nun für die nächsten Jahre fit gemacht“, sagt Widmer.
Die Ernst Schweizer AG ist ein führendes Metallbau-unternehmen und bietet ein breites Sortiment von Produkten rund ums Bauen an. Sie handelt seit Jahrzehnten nach den Grundsätzen der nachhaltigen Unternehmensführung.
Fuhrpark im Projekt: PKW und Nutzfahrzeuge
Resultat: Neustrukturierung der Flotte und Wechsel Bewirtschaftungsmodell von Kauf zu Leasing
„Sehr fundiert und überaus kompetent – procorp hat uns rasch und unkompliziert zu einer komplett neuen Flotte verholfen.“
Die Ernst Schweizer AG befindet sich in der Phase der Generationenablösung im Rahmen der Familie. Dieser Umstand sollte genutzt werden, auch die heutige Kaufflotte von rund 100 Fahrzeugen einer Marken- und Kostenprüfung zu unterziehen. „Von meiner früheren Tätigkeit her wusste ich, dass das Leasing von Fahrzeugen attraktiv sein kann, wenn es richtig ausgeschrieben und verhandelt wird“, meint Aleksander Horvat, CFO Ernst Schweizer AG.
Digitale Ausschreibung bringt Klarheit
„Die Ausgangslage war klar: wir wollen die Flotte neu aufstellen. Dabei standen die Kosten, der Aussenauftritt und eine rasche Abwicklung um Vordergrund. Und dies alles unter Berücksichtigung der langjährigen Tradition der Nachhaltigkeit bei der Ernst Schweizer AG“, sagt Aleksander Horvat.
Demzufolge wurden bei diversen Importeuren Angebote für diverse Modelle eingeholt und ausgewählten Leasinggesellschaften zur TCO-Berechnung zur Verfügung gestellt. Dank des automatisierten Angebotsvergleichs in der Software von procorp konnte rasch eine Shortlist der Importeure und Leasingprovider zusammengestellt werden, mit denen die finale Verhandlungsrunde durchgeführt werden sollte.
„Die digitale Methode von procorp führte rasch zu Vergleichen, die sofortige Entscheidungen innerhalb unserer Firma ermöglicht haben. Neu werden wir unsere gesamte Flotte leasen, was uns in diverser Hinsicht viele Vorteile bringt“, meint Horvat. „Die Ausschreibungsmethode von procorp hat dies anschaulich aufgezeigt.“
Konzertierte Ablösung der Kaufflotte
„Wir wissen jetzt, mit welchen Partnern wir in Zukunft zusammenarbeiten werden. procorp hat uns auch bei der Umsetzung des gesamten Vertragswerkes unterstützt, was für uns das Projekt zusätzlich vereinfacht und professionalisiert hat“, sagt Horvat.
„Derzeit herrschen ungemein turbulente und unsichere Zeiten, trotzdem gilt es nun die Umsetzung voranzutreiben. Auch hier hilft uns procorp beispiellos“.
So unterstützt procorp beispielsweise bei der Einholung weiterer Angebote für spezieller Fahrzeuge. Zudem begleitet procorp die Ernst Schweizer AG auch bei der Ablösung der bisherigen Kaufflotte, indem sie den Prozess zur Veräusserung zusammen mit Ernst Schweizer auf die Ausliefertermine abstimmt und organisiert.
„procorp war für uns ein Glücksgriff, wir konnten das Thema Flotte und Flottenmanagement neu aufsetzen und haben alle Ziele im Wesentlichen übertroffen“, sagt Horvat. „Und dank der digitalen Methode konnte dieses Optimierungsprojekt zeitnah abgeschlossen und nun umgesetzt werden“.
Die Livit FM Services AG ist ein selbständiges Unternehmen unter dem Dach der Livit AG, das vollkommen auf Facility Management fokussiert. Über 500 Mitarbeitende betreuen schweizweit rund 1300 Liegenschaften.
Fuhrpark im Projekt: PKW und Nutzfahrzeuge
Resultat: Anpassung Marken-/Modellmix und Bewirtschaftungsmodell von Management only zu Leasing
„Die Professionalität von procorp hat uns bereits im ersten Meeting überzeugt“
Der Fuhrpark der Livit FM Services AG besteht aus 200 Fahrzeugen und setzt sich je zur Hälfte aus PKW und Nutzfahrzeugen <3.5t zusammen. Eingeschlossen sind in die Flotte auch die Fahrzeuge der Livit AG. Das Unternehmen hatte die Fahrzeuge bisher gekauft und die Bewirtschaftung in einem offenen Management only extern ausgelagert.
Da für diverse Fahrzeuge Ersatzbeschaffung notwendig war, suchte die Livit FM Services AG nach einem professionellen und unabhängigen Beratungsunternehmen mit hoher Expertise in der Fahrzeugbeschaffung. Auf Empfehlung hin wandte sich Livit FM CEO Dominik Frei an die procorp GmbH.
Überzeugende Ergebnisse – schneller Entscheid
Die Livit FM Services AG hatte das Ziel, die Fahrzeugbetreuung weiterhin auszulagern, hingegen war offen, wie die Finanzierung erfolgen soll. Aus diesem Grund wurden parallel ein Full-Service-Leasing wie auch ein Management only geschlossen (mit der Auslagerung sämtlicher Risiken an den Anbieter) ausgeschrieben. So konnte der Livit FM Services AG das gesamte Potential der Einsparungen und die Unterschiede der Bewirtschaftungsmodelle in Bezug auf die finanzielle Risikosituation für den Kunden aufgezeigt werden.
Die erzielten Einsparungen auf die TCO-Kosten mit über 30% übertrafen die Erwartungen der Livit FM Services AG. „Die Werte, die procorp in der Ausschreibung durch ihre Methode, die spezifische Ausschreibungssoftware und ihr umfassendes Branchenwissen für uns erzielen konnte, machten es uns leicht, uns für das neue Modell zu entscheiden“, so Dominik Frei. Um den Vorteil von einfacheren Prozessen und weniger internem Ressourcenbedarf zu nutzen, entschied sich die Livit FM Services AG für das klassisches Full-Service-Leasing.
Professionelle Unterstützung auch nach der Ausschreibung
Zusätzlich zur Ausschreibung stand procorp der Livit FM Service AG bei den Vertragsverhandlungen mit den Anbietern mit Rat und Tat zur Seite.
„procorp hat uns optimale Unterstützung in der gesamten Abwicklung geboten. Der von procorp ausgearbeitete Vertragsentwurf deckte alle unsere Bedürfnisse ab und sicherte uns eine gute Verhandlungsposition“, zeigt sich Frei zufrieden. „Wir werden auch künftig Dienstleistungen von procorp beziehen.“ So wird procorp die Livit FM Services AG im Bestellprozess unterstützen, bei der Erweiterung des Fahrzeugkatalogs beraten und die Kosten-/Leistungstransparenz mittels einer permanenten Wettbewerbssituation bei den halbjährliche TCO-Runden sicherstellen. Weiter begleitet procorp die Livit FM Services AG bei der Vertragsumsetzung und dem dazugehörigen Controlling.
Die Renggli AG ist eine Holzbaufirma mit fast 100-jähriger Geschichte und rund 200 Mitarbeitenden. Sie betreibt neben der Generalunternehmung in Sursee noch mehrere Geschäftsstellen in der West-, Süd- und Ost-Schweiz.
Fuhrpark im Projekt: PKW und Nutzfahrzeuge
Resultat: Neustrukturierung der Flotte und Wechsel Bewirtschaftungsmodell von Kauf zu Leasing
„Mit Hilfe von procorp haben wir unsere Flotte komplett neu strukturiert und die Bewirtschaftung neu organisiert. Dadurch reduzieren wir die Kosten der Fahrzeugflotte und den internen Aufwand.“
Die Firmenfahrzeuge sind bei Renggli neben den Kaderfahrzeugen vornehmlich für Kundenbesuche und zu Fahrten auf Baustellen im Einsatz. Die Gesamtflotte der inhabergeführten KMU umfasst rund 80 Fahrzeuge. Diese wurden bislang selbst finanziert.
Zielsetzung: Kosten und Aufwand reduzieren
Die Flotte teilte sich innerhalb der Kategorien Personen- und Lieferwagen in verschiedene Marken und Modelle auf. Die Betreuung der Flotte wurde vollumfänglich intern wahrgenommen und führte aufgrund des Firmenwachstums zu immer höherem Aufwand. Zusammen mit einem externen Berater sollte eine Lösung gefunden werden, die wieder eine Konzentration auf die Kernaufgaben ermöglichte.
Mobilitätskonzept durch procorp
Geschäftsfahrzeuge sind die Visitenkarten des Unternehmens. Sie vermitteln die Grundwerte der Firma wie z.B. ökologische und soziale Verantwortung. Bei Renggli bestand deshalb der Wunsch, ein umfassendes Mobilitätskonzept durch procorp erstellen zu lassen, das neben Kostenaspekten auch alternative Antriebsarten und die künftige Weiterentwicklung der Flotte beleuchten sollte.
Für die Zielsetzung von Renggli empfahl procorp das Outsourcing der Fahrzeuge im Full-Service-Leasing. Ausserdem kann ein Teil der Betreuungsaufgaben outgesourct werden, eine klare Erleichterung hinsichtlich des Managements der Flotte.
procorp schreibt Outsourcing der Flotte aus
procorp erhielt den Auftrag, die gesamte Fahrzeugflotte neu auszuschreiben.
Anlässlich eines Workshops wurden die Anforderungen an die Flotte und ihre Priorisierung erarbeitet. Insbesondere die nachhaltige Ausgestaltung und die Ausstattung der Fahrzeuge standen dabei im Vordergrund. Für die Lieferwagen, die vor allem für Transporte auf Baustellen eingesetzt werden, analysierte procorp die Erfordernisse mit dem Montageleiter.
Nach dem Aufsetzen der Ausschreibungsunterlagen kontaktierte procorp mehrere Leasinggesellschaften. Die Ausschreibung erfolgte nach dem Prinzip „best in class-TCO“ auf den jeweils erforderlichen Funktionsstufen in der TCO-Software von procorp. Nach einer Verdichtung und Handlungsempfehlung wurde eine zweite Bieterrunde zur Schärfung der Ergebnisse vorgenommen.
Die Spitex Bern ist die öffentliche Spitex-Organisation mit Versorgungsauftrag für die Stadt Bern und die Gemeinde Kehrsatz. Sie leistet Grund- und Behandlungspflege und unterstützt in der Koordination von Hilfe und Pflege zu Hause.
Fuhrpark im Projekt: PKW
Resultat: Wechsel Bewirtschaftungsmodell von Kauf zu Leasing
„Rasch und unkompliziert – procorp und ihre TCO-Software sind für jede Fuhrparkgrösse der richtige Partner.“
Spitex Bern verfügt über einen Fuhrpark von rund 40 Kleinfahrzeugen. Die Fahrzeuge wurden bislang fremdfinanziert und anschliessend selbst betreut.
Per Ende 2019 stand ein Grossteil dieser Flotte zum Ersatz an. Aufgrund einer Empfehlung hat Spitex Bern den Kontakt zu procorp gesucht. Nach einer ersten Präsentation war für Spitex rasch klar, dieses Projekt zusammen mit procorp durchzuführen. „Die Kompetenz und Marktkenntnisse von procorp haben uns sofort überzeugt“, meint Renate Bandi, als Verantwortliche Material zuständig für den Fuhrpark. „Zudem hat procorp einen überaus pragmatischen Weg zur Umsetzung aufgezeigt, der es uns erlaubt hat, trotz Zeitdruck eine fundierte Evaluation durchzuführen“.
Wechsel zum Full-Service-Leasing
Aufgrund des steten Kostendrucks im Sozialwesen war für Spitex Bern von Beginn an klar, dass die Ersatzbeschaffung Kosteneinsparungen bringen muss. Zudem sollen die internen Ressourcen vom der Fuhrparkbetreuung entlastet werden. „Wir können unsere Ressourcen wesentlich sinnvoller einsetzen als für die Betreuung von Fahrzeugen“, meint Frau Liechti.
Deshalb hat procorp empfohlen, eine Full-Service-Leasing-Variante zu prüfen. „Das Thema Fahrzeuge ist für mich nicht neu, trotzdem war die Zusammenarbeit mit procorp für mich eine optimale Ergänzung,“ stellt Frau Bandi fest. „Insbesondere konnte ich von der umfassenden Dienstleistung profitieren, indem ich nicht mehrere Tage Arbeit in die Evaluation stecken musste.“
Schlankes Projekt durch konsequente Umsetzung
Gemäss Frau Bandi war die Unterstützung von procorp bei den Vertragsverhandlungen ebenfalls besonders hilfreich. „Sehr rasch konnte die Verbindung zwischen den ausgeschriebenen Leistungen und der schlussendlich verhandelten Vertragsbasis finalisiert werden“.
„Die realisierten Einsparungen von rund 25% haben die Kosten von procorp für dieses Projekt um ein Mehrfaches zurückbezahlt,“ meint Judith Liechti. „Ein Projekt, das sich so richtig gelohnt hat. Wir können procorp nur weiterempfehlen, es lohnt sich allweil, ein Gespräch zu führen.“ Frau Bandi ist überzeugt, mit dem gewählten Leasinganbieter den richtigen Partner für die kommenden Jahre und einen Profi, der sich ums Geschäft kümmert, gefunden zu haben.
Weltweit stehen hinter der Coop Gruppe rund 75’300 Mitarbeitende, primär in der Schweiz und in Deutschland. Mit über 2000 Verkaufsstellen ist Coop das grösste Detailhandelsunternehmen in der Schweiz.
Fuhrpark im Projekt: LKW
Resultat: Steigerung Kostentransparenz und Reduktion Marken
„Mit procorp konnten wir höhere Transparenz in die Kostenstruktur des Fuhrparks bekommen und signifikant Kosten einsparen.“
Bei Coop stand die Ersatzbeschaffung der LKWs für die kommenden Jahre an. Gleichzeitig sollte ein Benchmark mit dem europäischen Ausland durchgeführt werden. procorp hat Coop hierbei mit ihrer TCO Methode unterstützt. Damit sollte einerseits eine höhere Transparenz und Vergleichbarkeit in den Angeboten, andererseits Kosteneinsparungen auf dem bestehenden Fuhrpark realisiert werden.
Projektablauf
In enger Zusammenarbeit mit dem Team von Coop hat procorp ein Pflichtenheft, einen Fragebogen sowie das Evaluationstool für die Ausschreibung erstellt. Eines der Schlüsselkriterien war dabei die Nachhaltigkeit, welche bei der gesamten Coop Gruppe von hoher Bedeutung ist.
Nach Eingang der Angebote hat procorp diese zu Händen von Coop konsolidiert und aufbereitet. Anlässlich eines gemeinsamen Meetings wurden die Handlungsoptionen diskutiert und das weitere Vorgehen festgelegt. Beat Hirschi, Leiter Fachstelle Transporte: “Die Preisunterschiede in den Angeboten waren überraschend gross und zeigten uns, was die Schaffung einer Wettbewerbssituation bringen kann.“
Die Coop Gruppe hat sich für procorp entschieden, weil die Herangehensweise an die Ausschreibungen in dieser Form einzigartig ist. Mit der Methode von procorp wurde die Sourcing Strategie der Coop Gruppe überprüft und bestätigt.
Gemäss Hirschi verfügt man dank der Methodenkompetenz von procorp nun über eine detaillierte Kostentransparenz, die so nicht gegeben war. „Die Einsparungen auf Basis TCO können als wesentlich bezeichnet werden. Dies wäre ohne die Unterstützung durch procorp nicht möglich gewesen.“
Die Klinik Arlesheim ist die weltweit erste Klinik für Anthroposophische Medizin. Seit 1921 wird die Schulmedizin ergänzt durch individuelle ganzheitliche Methoden.
Der Sonnenhof besteht seit 1924 und arbeitet auf den Grundlagen der anthroposophischen Menschenkunde, Medizin und Pädagogik. Rudolf Steiner und Ita Wegman gründeten in Arlesheim, erstmalig in der Welt, diese vollkommen neue Art der Medizin und Heilpädagogik.
Fuhrpark im Projekt: PKW und Nutzfahrzeuge (mit Spezialaufbauten für Rollstuhlzugang)
Resultat: Wechsel von Kauf zu Full-Service-Leasing mit Integration einer Car-Sharing Technologie
„procorp unterstützte uns bei der Beschaffung der Fahrzeuge und auch bei Prozessfragen rund um den gesamten Betrieb.“
Die Klinik Arlesheim AG und die Sonnenhof Arlesheim AG wollten prüfen, inwieweit die aktuelle Betriebsart ihrer Flotten optimiert werden kann. Zu viele Ressourcen werden heute für die beiden kleinen Flotten von zusammen 20 Fahrzeugen aufgewendet. Vor allem aufgrund der Tatsache, dass die Fahrzeuge nicht persönlich zugeteilt sind und die zeitliche Koordination der Nutzung einen hohen internen Aufwand verursacht.
«Ich kannte procorp bereits von einem Projekt bei einer früheren Arbeitgeberin, weshalb ich von Beginn weg sicher war, dass wir hier nur profitieren werden», sagt Patrick Meyer, Leiter Finanzen und Administration der Klinik Arlesheim AG. Deshalb wurde procorp beauftragt, eine neue Lösung vorzuschlagen und diese auch in Form einer Ausschreibung zur Umsetzung vorzubereiten.
Leasing statt kaufen
«Unsere Fahrzeuge machen verhältnismässig wenig Kilometer im Jahr und sind deshalb auch teils überaltert», meint Frieder Recht, Gesamtleiter Sonnenhof Arlesheim AG. «Das war die Ausgangslage, die procorp vorfand und auf deren Grundlage wir die Gespräche hinsichtlich der Optimierungsmöglichkeiten begonnen haben.» procorp schlug vor, knapp die Hälfte der Fahrzeuge rasch zu erneuern und dabei die Bewirtschaftung dieser Fahrzeuge in Form eines Full-Service-Leasings auszulagern.
Zusätzlich zum Wechsel ins Full-Service-Leasing wurden einige jüngere Fahrzeuge im Sale and Lease back-Verfahren ausgeschrieben. Die verbleibenden älteren Fahrzeuge sollten ins Management des Leasingproviders übergehen. Über diese Vorgehensweise ist sichergestellt, dass die gesamte Flotte durch einen Partner gemanagt wird. Dies minimiert den Aufwand für die interne Flottenbetreuung enorm und ist bei einer kleinen Flotte eine praktikable Vorgehensweise.
procorp führte mit der Ausschreibungssoftware «procorp fleet procurement» eine Ausschreibung durch. Die Resultate wurden den Kunden durch den Leasingprovider präsentiert. «Dank der umfassenden Art der Ausschreibung wussten wir, dass all unsere Bedürfnisse abgedeckt werden. Und aufgrund der TCO-Matrix, die bei tiefen Laufleistungen beginnt, wissen wir auch künftig immer genau, was uns die Flotte kostet», sagt Meyer.
Dass der Leasingprovider, der aufgrund des Marktvergleichs der TCO-Kosten gewählt wurde, auch in der Lage ist, Car-Sharing anzubieten, ist ein weiteres Plus für den Kunden. «Das vereinfacht uns die Nutzung der Flotte, da die Fahrzeuge keine direkte Zuteilung auf einen Fahrer haben. Wir sind überaus zufrieden mit der Dienstleistung von procorp und den erzielten Resultaten», sagt Frieder Recht.
Swisscom AG ist das führende Telekommunikations- und eines der führenden IT-Unternehmen der Schweiz. Die Swisscom verfügt über einen Fuhrpark von mehreren tausend Fahrzeugen, unterteilt in PKWs und leichte Nutzfahrzeuge.
Fuhrpark im Projekt: PKW
Resultat: Digitalisierung der Beschaffung und Wechsel Bewirtschaftungsmodell von Kauf zu Leasing
„Superspannend, einen so grossen Kunden bei der Neuausrichtung des Fuhrparkmanagements zu unterstützen.“
Das gemeinsame Projekt mit der Swisscom begann mit einem Benchmarking für ausgewählte Vielfahrermodelle. Die Resultate haben aufgezeigt, bei welchen Kostenelementen einer TCO-Betrachtung die Swisscom «best-in-class» ist, und wo noch Möglichkeiten für Optimierungen möglich wären. „Die Swisscom hat ihren Fuhrpark sehr gut strukturiert und gemangt. Dennoch hatten andere Managementmodelle Potential für Einsparungen. Zudem liessen sich einige Prozesse vereinfachen und Risiken externalisieren“, sagt Rolf Müller, Partner bei procorp. Aufgrund der Ergebnisse entschloss sich Swisscom, die aktuelle Strukturierung und den Managementansatz mittels einer umfassenden Ausschreibung zu überprüfen.
Priorität PKW-Flotte
„Bei den Grössenordnungen war es sinnvoll, das Projekt aufzuteilen, um eine zeitnahe Umsetzung des Resultats zu ermöglichen“, meint procorp-CEO Patrick Ineichen.
Dank einer klaren Projektstruktur und klar zugeteilten Ressourcen war die Unterstützung durch procorp sehr zielgerichtet möglich. So konnten die Anforderungen an die Fahrzeuge und die zu externalisierenden Flottenmanagementleistungen in kurzer Zeit definiert werden. Zusätzliche Informationen für die Anbieter – Importeure und Leasinggesellschaften – zu den Zielen der Swisscom und dem erwarteten Umfang an Dienstleistungsangeboten vereinfachten die Angebotsstellung wesentlich.
Software von procorp ermöglicht Variantenausschreibung
Die hohe Flexibilität der Beschaffungssoftware von procorp überzeugte Swisscom. Sämtliche Anforderungen liessen sich direkt abbilden. Mittels der Software konnten verschiedene Managementvarianten unterschiedlichster Funktionsstufen ausgeschrieben und einander gegenübergestellt werden. Patrick Ineichen ist überzeugt: „Wir konnten Swisscom als eines der führenden IT-Unternehmen vor allem durch den digitalen Ansatz unserer Methode als Kunden gewinnen.“ Die Vielzahl von Angeboten in den Preismatrizen je Fahrzeugmodell führten zu einer Unmenge TCO-Werten. „Die Software machte die Anzahl Angebote beherrschbar und ermöglichte einen fairen Vergleich. Wir konnten die Datenmenge rasch, effizient und fehlerfrei aufbereiten und so in der geforderten Qualität und Zeit den Entscheidungsgremien präsentieren“, fasst Rolf Müller zusammen.
„Aus unserer Sicht war die Ausschreibung für Swisscom sicherlich ein Erfolg. Auch für uns war das Projekt sehr aufschlussreich, können doch bei solch heterogenen Flotten immer neue Ansätze eingebracht und verhandelt werden“, meint Rolf Müller.
„Wir durften Swisscom bis und mit Vertragsabschluss begleiten. Verhandlungen in diesen Grössenordnungen sind immer etwas Spezielles. Es war sehr spannend zu sehen, welche Lösungskonzepte der Wettbewerb bietet“, bewertet Patrick Ineichen das Projekt.
Die jahrelange Erfahrung von procorp ermöglicht, auch ein Grossunternehmen wie Swisscom bei der Veränderung der Flottenbetreuung zu begleiten. Aus den jeweiligen Kundenprojekten Erfahrungen zu sammeln, diese zu aggregieren und an die Kunden weiterzugeben, ist ein wichtiger Aspekt in der Dienstleistung und Beratung von procorp.
2018 hat procorp für einen grossen Detailhändler in der Schweiz dessen PKW-Flotte ausgeschrieben. Dabei wurden 10’000 TCO-Angebote aggregiert.
Fuhrpark im Projekt: PKW
Resultat: Wechsel Bewirtschaftungsmodell von Kauf zu Management only
„Mit unserer webbasierten Software procorp Fleet Procurement konnten wir für den Kunden die gewünschte Transparenz in der Kostenstruktur des Fuhrparks erzielen. Dies war die Basis für die Entscheidungsfindung.“
Der Kunde kannte die TCO-Methode von procorp aus einem anderen Zusammenhang im Logistikumfeld und war daran interessiert, die eigene PKW-Flotte nach dieser Methode auszuschreiben. Ziel war es, die Kosten der PKW in Form von Gesamtkosten am Markt anzufragen, unabhängig davon, wie die Fahrzeuge schlussendlich finanziert werden. Klar war, dass Instandhaltung und Reifen inkl. deren Management pauschalisiert am Markt eingekauft werden sollten. Zudem sollte das Management der Flotte (Fahrer- und Fahrzeugbetreuung) verstärkt ausgelagert, jedoch nicht komplett aus der eigenen Hand gegeben zu werden.
Projektablauf
Wie in solchen Projekten üblich, wurden auch hier zuerst potentielle Marken und Modelle ausgeschrieben. Anschliessend wurden diverse Leasinggesellschaften aufgefordert, ihre Angebote zu den eingereichten Fahrzeugkonditionen abzugeben. Dabei kamen mehr als 10’000 TCO-Angebote zusammen (Summe der Fahrzeugmodelle für ausgewählte Laufzeit-/Laufleistungs-Kombinationen), die es zu verdichten galt, um festzustellen, mit welchen Anbietern die Verhandlungen aufgenommen werden sollten. „Nur dank unserer webbasierten Software waren wir überhaupt in der Lage, diese Menge an Angeboten zu verdichten und vergleichbar zu machen. Das war auch dem Kunden bewusst, als er die Auswertungen erhalten hat“, meint Patrick Ineichen, CEO procorp.
Die TCO-Methode von procorp, bei der die eigens entwickelte Software für die Ausschreibungen eingesetzt wird, konnte die vom Kunden gewünschte Transparenz in der Kostenstruktur herstellen. Das Projekt hatte eine offene Ausschreibung und sehr breite Marktanfrage. Die Bewältigung dieses Projektes und der automatisierte Angebotsvergleich mit Ranglisten waren nur durch die webbasierte Software innerhalb der gewünschten Zeitspanne möglich.
Auftraggeberin war die Tochtergesellschaft eines deutschen Familienunternehmens, das Weltmarktführer in ihrem Kerngeschäft ist. Mit über 600 Mitarbeitenden werden die Fahrzeuge primär im Aussendienst eingesetzt.
Fuhrpark im Projekt: PKW
Resultat: Einführung Fahrzeugkatalog und Wechsel Leasingprovider
„Der Kunde profitiert von einer detaillierten Kostentransparenz in diesem Bereich. Die vom Kunden verfolgten Erwartungen und Ergebnisse wurden in Bezug auf alle Anforderungen bei weitem übertroffen.“
Die Fahrzeuge werden primär im Aussendienst eingesetzt und sind Teil eines Anreizsystems. Insofern bestand eine hohe Freiheit bei der Auswahl des Firmenfahrzeuges. Diese Situation sowie die Tatsache, dass der Fuhrpark einen grossen Kostenblock darstellt, waren der Grund für die Überprüfung des Fuhrparks hinsichtlich Kosten und möglicher Standardisierungs- und Bündelungseffekte.
Im Herbst 2014 wurde zusammen mit den Projektverantwortlichen festgelegt, welche Zielsetzungen hinsichtlich Downsizing angestrebt werden sollen und welche Anforderungen im Rahmen der Ausschreibung minimal zu erfüllen sind. Bei der Fahrzeugwahl konnten die Anbieter auf Basis ökologischer, technologischer und logistischer Vorgaben „best-in-class“-Angebote einreichen. Wichtig war, die bisher offene Struktur des Fuhrparks mittels Standardisierungsbestrebungen bei mindestens gleichbleibender Dienstleistungsqualität zu optimieren. Die Gesamtkosten spielten jedoch den entscheidenden Punkt bei der Evaluation.
Individuelle Abbildung der Kundenwünsche im Evaluationstool
Um ein Gefühl für mögliche Lösungsansätze zu bekommen, wurden in einer ersten Phase ein Pflichtenheft und das dazugehörige Evaluationstool auf die Anforderungen des Kunden ausgerichtet und damit TCO-Angebote auf einheitlicher Basis eingeholt.
Dabei hat sich bestätigt, dass mittels einer strukturierten und ganzheitlichen Methode, wie procorp sie anwendet, Optimierungsmöglichkeiten realisiert werden können.
Mitten in die Diskussion über die Optimierungsmöglichkeiten fiel der Entscheid der Nationalbank, den Frankenkurs nicht mehr zu stützen. Die Folgen für die verschiedenen Marktteilnehmer der Fahrzeugbranche waren nicht unerheblich. Deshalb entschied man sich, die 1. Runde der Ausschreibung zu wiederholen. „Es war kaum zu glauben, aber die Angebote wurden nochmals attraktiver. Ob dies wirklich nur an der Anpassung des Wechselkurses lag, oder ob hier bereits der Wettbewerb spielte, ist schwierig zu sagen“, sagt Rolf Müller von procorp.
Nach der Auswertung der Angebote aus der Marktsondierung wurden zusammen mit dem Kunden ein Fahrzeugkatalog basierend auf diverse Funktionsstufen erstellt.
Der Fuhrpark konnte erheblich standardisiert und der Treibstoffverbrauch und damit der CO2-Ausstoss reduziert werden. Die strukturierte und ganzheitliche Vorgehensweise sowie die Nutzung von Skaleneffekten führten zu entsprechenden finanziellen Resultaten beim Kunden. Downsizing trug hier einen entscheidenden Anteil. Anstelle der freien Markenwahl wurde das Portfolio neu auf eine Handvoll Marken eingeschränkt. Nebst Vorgabe der Motorisierung wurde die Ausstattung weitestgehend standardisiert. „Der Kunde profitierte von einer detaillierten Kosten-Leistungs-Transparenz dank unserer Methode und die erzielten Resultate für den Kunden wurden in allen Belangen bei weitem übertroffen“, fasst Patrick Ineichen von procorp zusammen.
2017 / 2018 hat procorp den Fuhrpark eines international führenden Dienstleisters im Eisenbahnsektor in der DACH/NL-Region ausgeschrieben. Die Ausschreibung umfasste PKW und leichte Nutzfahrzeuge.
Fuhrpark im Projekt: PKW und Nutzfahrzeuge
Resultat: Standardisierung Marken / Modelle und Leasingprovider über vier Länder
„Unsere webbasierte Software ist derart flexibel aufgebaut, dass sie modular für diverse Länder ausserhalb der Schweiz adaptierbar und einsetzbar ist.“
Bis zum Zeitpunkt der Ausschreibung hatten die diversen Gesellschaften der Holding ihre Fahrzeugbedürfnisse selbständig ausgeschrieben. Als Folge umfasste die Flotte diverse Marken und Modelle in den einzelnen Ländern. Auch waren sämtliche möglichen Managementvarianten im Einsatz, vom Kauf mit eigener Betreuung der Flotte bis hin zu Full-Service-Leasing. Die Eigner der Gruppe kamen zum Schluss, dass eine Bündelung und Standardisierung der Flotte (im Rahmen der Mobilitäts- und länderspezifischen Bedürfnisse) aus prozessualer und aus wirtschaftlicher Sicht anzustreben sei.
Definition der Bedürfnisse und Durchführung der Ausschreibung
Zusammen mit dem Kunden wurden die IST-Kosten je Land erhoben. Gleichzeitig wurde festgehalten, welches Mobilitätsbedürfnis je Land existiert: welche Funktionsstufen benötigen welche Fahrzeuge, mit welchen Ausstattungsmerkmalen, welche Inneneinrichtungen, Ein-, An- und Aufbauten werden benötigt? Basierend auf einem Pflichtenheft wurden zuerst die möglichen Marken und Modelle je Land abgefragt. Die Anbieter füllten dazu ihre Daten in die Software von procorp ab.
Anschliessend wurden diverse Leasinggesellschaften (internationale wie auch nationale je Land) angefragt, ihre Angebote in der Software zu erfassen. Die Resultate führten zu Erstaunen beim Kunden, denn mit einer so signifikanten Verbesserung wurde nicht gerechnet.
„Es hat sich klar gezeigt, dass unsere Software in diversen Ländern in Europa eingesetzt werden kann. Klar müssen je Land gewisse Spezifika berücksichtigt werden (bspw. Normverbrauchsabgabe, sogenannte NoVA, in Österreich oder die Radio- und Funkgebühr, sogenannte GEZ, in Deutschland). Dank des modularen Aufbaus unserer Software können solche Besonderheiten problemlos integriert werden, so dass schlussendlich ein TCO-Angebot resultiert,“ sagt Rolf Müller, Partner bei procorp.
Der Kunde hat sich entschieden, einen Full-Service-Leasing Vertrag mit einem Anbieter über sämtliche Länder abzuschliessen. „Wir haben den Kunden bis und mit Vertragsausarbeitung und -verhandlung begleitet, um sicher zu stellen, dass auch je Land, das abgebildet wird, was ausgeschrieben und angeboten wurde,“ meint Patrick Ineichen, CEO procorp.
Rolf Müller zieht das Fazit: „Das Projekt war aufgrund der diversen Herausforderungen, sprich länderspezifischen Gegebenheiten und Vorgaben, nicht einfach. Es hat sich gezeigt, dass eine Umsetzung nur möglich ist, wenn das Vorhaben und seine Umsetzung durch das Management gestützt wird.“